Kroeze_Consultancy

“Functionerings- en Beoordelingsgesprek…of eigenlijk een Veroordelingsgesprek?”- Kim Kroeze

Helaas zie ik in de praktijk nog wel eens dat functionerings- en beoordelingsgesprekken flink door elkaar gehaald worden. Wat als functioneringsgesprek was bedoeld, mondt vaak uit in een beoordelingsgesprek. Bij een al te kritische houding en negatieve toonzetting vanuit de werkgever kan men zelfs spreken van een¬† heus ‚Äėveroordelingsgesprek‚Äô, wat nooit de bedoeling kan zijn!

Ik snij dit niet voor niets aan, want sommige werkgevers weten nog altijd niet precies wat zij nu aan moeten met dit soort gesprekken en hoe zij ervoor kunnen zorgen dat alle partijen daar hun voordeel mee doen. Het is dan ook begrijpelijk dat zij er het nut niet altijd van inzien. Niet getreurd, in dit artikel zet ik alles nog een keer op een rijtje.

Meer weten over functionering en beoordeling

Het opstellen, inrichten en toepassen van een functionerings- en beoordelingssystematiek kun je net zo simpel en uitgebreid maken als u zelf wilt. Hier zijn hier immers geen vaste regels voor, slechts richtlijnen.

Idealiter wordt zowel het functioneringsgesprek als het beoordelingsgesprek ingezet op verschillende momenten en met een verschillend doel. Sommige organisaties kiezen desondanks voor een verwarrende samenvoeging van deze twee in één gesprek. Dat is best zonde, omdat dan verschillende zaken door elkaar worden gehaald en het doel van dit soort gesprekken dan niet altijd meer duidelijk is.

Functioneringsgesprekken

Bij het functioneringsgesprek wordt gekeken naar de toekomst, is er sprake van twee-richting verkeer, dialoog dus, waarin zowel de werknemer als werkgever aan het woord komt.

Het doel van een functioneringsgesprek is om gezamenlijk te kijken hoe een medewerker (nog) beter kan functioneren en hoe de werkgever daarin kan ondersteunen. Aspecten waaronder tevredenheid over het werk, de arbeidsomstandigheden, omgang en samenwerking met collega’s en het management komen dan onder meer aan bod.

Het is ook een mooi moment voor zowel werkgever als medewerker om te kijken of de functieomschrijving nog wel overeenkomt met de werkelijke situatie. Mochten daar discrepanties in zijn ontstaan, dan kan dat in onderling overleg gecorrigeerd worden.

Het functioneringsgesprek is dus een manier om elkaar aan te spreken op zaken die beter kunnen. Maar goed, kansen kunnen net zo goed besproken worden, misschien wel juist besproken worden. Denk daarbij aan functieverbreding, streven naar een verbeterde samenwerking, het afstoten danwel aannemen van nieuwe taken, andere verdeling van verantwoordelijkheden, cursussen volgen etc.

De focus van een functioneringsgesprek ligt dus op verbetering, ontwikkeling en vooruitgang. Doorgaans worden functioneringsgesprekken 2 x per jaar gehouden. Het heeft de sterke voorkeur om afspraken die gemaakt zijn tijdens dit gesprek schriftelijk vast te leggen, anders heeft het eigenlijk geen zin.

Beoordelingsgesprekken

Bij beoordelingen kijkt men eigenlijk naar het verleden, is er sprake van één-richting verkeer, geen tot weinig dialoog, waarbij voornamelijk alleen de werkgever aan het woord komt. Het doel van een beoordelingsgesprek is om te bepalen of de werknemer zijn/haar doelen heeft behaald en/of hij/zij goed heeft gepresteerd.

Maar goed, dan moet er eerst een vertrekpunt zijn, waarin doelen en prestaties gedefinieerd en besproken worden. Aangezien een beoordeling doorgaans 1x per jaar plaatsvindt, bent u al een jaartje verder voordat dit proces echt op gang komt. Verder is een beoordeling altijd gekoppeld aan een promotie, loonsverhoging of bonus. Indien u dat niet te bieden heeft, kunt u beter geen gebruik maken van het beoordelingssysteem.

Personal Development

Het toepassen van een functionerings- en beoordelingssystematiek draagt in belangrijke mate bij in de persoonlijke ontwikkeling van uw medewerkers en daarmee ook in de ontwikkeling van uw organisatie als geheel. Het doel van functioneringsgesprekken is om met elkaar in gesprek te blijven, door samen te kijken naar zaken die (nog) beter kunnen en daar afspraken over te maken. Bij de beoordeling streven medewerkers natuurlijk naar een extra beloning, danwel promotie. De werkgever heeft in ruil daarvoor een
goed presterende medewerker die zijn/haar doelen heeft behaald.

Dossiervorming

Wij gaan er nog altijd vanuit dat functionering en beoordeling een positieve aanleidingen zijn om te spreken over vooruitgang, verbetering en beloning. Helaas gaat het soms anders en is men niet blij met elkaar en gaan de prestaties, communicatie en samenwerking in een rap tempo bergafwaarts.  Indien dit een structureel karakter krijgt, blijken goed gedocumenteerde functionerings- en beoordelingsgesprekken prima tools voor te vormen dossiers. Met een goed dossier over gevoerde functionerings- en beoordelingsgesprekken staat u als werkgever sterker als het onverhoopt komt tot een ontslagprocedure.

Laten we tenslotte hopen dat functionerings- en beoordelingsgesprekken in principe altijd met de goede intenties en op de juiste manier worden ingezet.

Weet je toch niet zo goed hoe je dit in de praktijk kunt aanvliegen? Laat ons je dan helpen. Contact